保有個人データの開示等に関する手続き

(保有個人データに関する事項の周知について)

特定非営利法人NPOあおぞら（以下、「当法人」という。）の保有個人データ（当法人が、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示を行う権限を有するもの）は、以下の通りです。

1．保有個人データの利用目的について

特定非営利活動法人NPOあおぞら（以下「当法人」といいます）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用します。なお、次の目的の範囲外の利用目的が生じた場合は、直接取得の場合はご本人へ利用目的について同意を得た上で、それ以外の手段で取得した場合には利用目的を公表した上で、利用します。

■ご利用者様情報

・当法人が取り扱うサービスに関するご案内、利用申込み及び手続き

・当法人の商品販売、サービスの提供

・当法人が取り扱うサービス提供に必要な事務・管理・請求業務

・他の支援機関、病院・診療所、福祉事務所、保健所、行政、勤務先等との連携

・サービスや業務の維持・改善・資質向上のためのケース検討・研究

・当法人内における教育・研修、実習への協力

・学会や学術誌における発表・報告等（匿名化いたします）

・外部監査機関への情報提供

・災害発生時における避難所職員や行政との連携

・法令・行政上の業務への対応

・当法人が取り扱うサービスの品質向上を図るためアンケートを実施

・上記に付帯、関連するサービスの提供やご連絡

■取引先情報

・当法人と取引先間で契約した業務の実施

・業務上の連絡

・情報や物品等の授受

・取引先関係者を当法人の取引先（第三者）へご紹介

■採用応募者情報

・採用選考を受ける為、応募者との面接日時の案内、選考結果等連絡

・募集要件に対してふさわしい人材であるか判断する選考資料

・採用決定後における人事登録に必要とされる登録情報管理の基礎資料

■従業員情報

・人事労務管理（人事評価、研修、採用、給与関連、健康診断、福利厚生など）

・セキュリティ管理（防犯、防災、システム認証など）

・業務管理（業務の連絡、各種報告書作成、グループウェアなどへの掲示など）

■お問い合わせ者情報

・お問い合わせ、依頼等への対応

2．保有個人データの安全管理措置

(1) 基本方針の策定

個人データ（個人情報保護法により定義された「個人データ」をいい、以下同様とします。）の適正な取り扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、本ページにて公表しております。

(2) 個人データの取り扱いに係る体制の整備

個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について定めた個人情報の取り扱いに関する規程を策定し、運用しております。

(3) 組織的安全管理措置

個人情報の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、当社における個人データの取り扱い等の運用の改善等を継続的に行っております。また、不正アクセスや漏えい等の事案が発生し又は発生するおそれがあることが発見された場合の責任者や関係部門への報告・連絡体制を整備しております。個人データの取扱状況については、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部門による監査を実施しております。

(4) 人的安全管理措置

個人情報の保護に関する法律をはじめとする法令や個人データの取り扱いに関する留意事項について、社員に対し定期的又は随時に研修を実施しております。また、社員の入社時に秘密保持に関する誓約書を徴収しております。

(5) 物理的安全管理措置

ICカードによる認証や記録の取得・保存等による当社施設への入退管理を実施しております。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないようにするための措置を実施しております。

(6) 技術的安全管理措置

適切なアクセス制御を実施して、取り扱う個人情報データベース等及び担当者の範囲を限定しております。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

(7) 外的環境の把握

外国に個人情報を保管する場合は、当該国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施しています。

3．保有個人データの開示等に関する手続き

(1) 開示等の求めの受付

開示等をご希望の場合には、以下【お問い合わせ窓口】までご連絡ください。

当法人より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当法人の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送ください。

————————————————————————————————————————

【お問い合わせ窓口】

特定非営利活動法人NPOあおぞら

苦情相談窓口責任者　小林　隼

電話番号：03-6908-1661

メールアドレス：privacy-policy@m-aozoratoshima.jp

————————————————————————————————————————

(2) 本人が請求する場合

開示等の求めを行う場合は、当法人所定の用紙に加え、以下の書類を同封ください。

・本人確認書類

運転免許証、個人番号カード（表面）、特別永住者証明書等の写真付きの公的機関発行の証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）

(3) 代理人が請求する場合

代理人の方が開示等の求めを行う場合は、当法人所定の用紙および(2)の本人確認書類に加え、以下の書類を同封ください。

＜法定代理人の場合＞

・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証等の写真付きの公的機関発行の証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）

・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類

＜委任による代理人の場合＞

・委任状

・ご本人の印鑑証明書（3ケ月以内に発行されたもの）

・委任による代理人本人であることを確認するための書類

(4) 手数料及びその徴収方法

利用目的の通知又は開示の請求の場合、１回の請求につき、1,000円の手数料を徴収します。上記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

4．苦情及び相談への対応について

当法人に対する苦情、保有個人データの取扱いに関するご質問等がございましたら、【個人情報に関するお問い合わせ】までご連絡ください。

当法人は、お問い合わせをされた方の個人情報を、当法人から回答させていただく目的でのみ利用いたします。

5．当法人の加入する認定個人情報保護団体について

当法人の加入する認定個人情報保護団体はありません。

【個人情報に関するお問い合わせ】

特定非営利活動法人NPOあおぞら

理事長　藤本　知哉

〒171-0052 豊島区南長崎5−29−10 コーポ島忠1F

個人情報保護相談窓口

個人情報保護管理者　小林　隼

電話番号：03-6908-1661　FAX：03-6908-0131

メールアドレス：privacy-policy@m-aozoratoshima.jp